Monitorowanie procesów inwestycyjnych, czyli Fabian jedną warstwą rozwiązująca wiele problemów

Jeśli nie znasz jeszcze Fabiana? Poznaj Fabiana

Jednym z obszarów działalności firmy, w której pracuje Fabian (duża międzynarodowa firma doradcza na rynku nieruchomości) jest szukanie miejsc pod budowę hal oraz magazynów, skupowanie odpowiednich gruntów, zdobywanie pozwoleń, pozyskiwanie finansowania oraz budowa hal i ich odsprzedaż inwestorom.

Cały cykl życia projektu może trwać nawet kilka lat, a jednocześnie realizowanych jest kilkadziesiąt projektów na różnych etapach zaawansowania.

Każdy z projektów ma oczywiście swojego opiekuna, który regularnie raportuje postępy w realizacji jednak w firmie brak jest jednorodnego i prostego w dostępie źródła tych informacji.

Setki godzin pracy są “przepalane” na szukanie odpowiedzi na następujące pytania:

1. Czy my coś realizujemy w okolicy Łomży?
2. A ten projekt przy A2 w Strykowie: kiedy tam dostaliśmy warunki zabudowy?
3. Kto jest odpowiedzialny za projekt w Komornikach pod Poznaniem?
4. Gdzie w ogóle są te Wiskitki i Konotopa? (Matko, kto wymyśla takie nazwy…)
5. Czy ktoś wie, czy jest jaki jest miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego na wschód od naszego terenu pod Słupskiem?

Fabian uważa, że to nieoptymalne, że wszyscy zaangażowani w te procesy przerzucają się setkami e-maili i telefonów. A już najgorsze są kwartalne spotkania, na których każdy z opiekunów prezentuje progres swoich projektów… Kilkanaście prezentacji w power point, w której każdy slajd wygląda podobnie i przeważnie nie wnosi nic do wiedzy zespołu.

Siedząc na prezentacjach, słuchając jednym uchem, zalogował się do GIS.Box i…

1. Stworzył warstwę punktową: Nasze projekty i nadał jej kilka atrybutów: Name, Project Manager, Due Dilligence, Acquireing, Permitting, Constructing, Acceptance, Exit.
2. Do każdego z atrybutów dodał kilka “kolorowych słowników”
3. W trakcie trwania prezentacji wyszukiwał lokalizacji prezentowanych punktów i dodawał punkt w miejscu, gdzie znajdował się projekt

Oto wynik jego pracy

 

Na koniec prezentacji Fabian zaprezentował swoją mapę wszystkim zainteresowanym. Mapa oraz przede wszystkim prostota dostępu do danych na wszystkich zrobiła duże wrażenie. Pojawiło się kilka pytań:

1. Czy do każdej inwestycji można dodać link do naszego ERP, gdzie znajdują się wszystkie dokumenty? TAK
2. Czy mogę wyszukiwać projekty po nazwie? TAK
3. Czy można zmienić symbolizację punktów w zależności od wielkości projektu? Mała kropka mały projekt, duża kropka duży projekt? Tak, jeśli tylko ta informacja znajdzie się w atrybutach obiektów.

Od czasu tej prezentacji mapa Fabiana stałą się ulubioną mapą wszystkich managerów, ponieważ dawała im szybki wgląd w realizowane projekty w formie tabelarycznej i mapowej.

Opiekunowie projektów też ją pokochali ponieważ mimo tego, że mieli trochę więcej pracy (musieli zmieniać statusy), skończyły się nieustanne pytania o to samo.

Następne kwartalne spotkanie się nie odbyło, ponieważ wszyscy przyzwyczaili się do pracy na mapie. W GIS.Box.

Do czego mogę to wykorzystać?

To bardzo proste zastosowanie GIS, które bardzo często jest wstępem do szerszego wykorzystania możliwości. Głównymi zaletami są:

1. Minimalny próg wejścia dla wszystkich w firmie
2. Swoboda w możliwości udzielania uprawnień edycyjnych
3. Kontrola dostępu za pomocą systemu logowania