Inwentaryzacja w GIS.Box, czyli Fabian na straży porządku w przestrzeni publicznej.

W poniższej opowieści, wszelkie podobieństwo do osób i zdarzeń jest przypadkowe 🙂

Poznaj więcej opowieści o Fabianie, który rozwiązuje problemy korzystając z GIS.Box

 

Kolega Fabiana – Sebastian – pracuje w Wydziale Urbanistyki i Budownictwa w sporym mieście. Ostatnio zetknął się ze zagadnieniem natury „mapowej”. Sebastian wiedział, że Fabian to „Pan Mapa” w dużej firmie, więc przy okazji spotkania, opisał mu problem, z jakim spotkał się w pracy.

Otóż w mieście, po wielu latach przygotowań, udało się uchwalić uchwałę krajobrazową. Jest to narzędzie w rękach gmin do skuteczniejszej realizacji polityki ładu przestrzennego. Głównym celem uchwały jest walka o uwolnienie ulic od nośników reklamowych, z których większość została postawiona bez wymaganych dokumentów, często bez jakiejkolwiek umowy, na gruntach zarządzanych przez różne wydziału Urzędu Miasta. Uchwała dość precyzyjnie określa gdzie takie nośniki mogą się znajdować, np:

1. w konkretnych dzielnicach miasta
2. minimum 25m od budynków
3. minimum 100m od obiektów wpisanych do rejestru zabytków
4. minimum 10 metrów od drzewa

Brzmi nieźle. Precyzyjne zapisy zawsze są pożądane.

 

Niestety, kłopoty zaczęły się dość szybko

O uchwale było głośno, mieszkańcy dość entuzjastycznie zareagowali pisząc setki pism:

• z pytaniami o zgodność konkretnego nośnika z uchwałą
• z żądaniami natychmiastowego usunięcia reklamy, która nie spełnia założeń uchwały.

Same pisma nie są problemem, Urząd jest przygotowany na takie „sztormy”. Problemem było to, że:

1. każde z pism inaczej określało lokalizację (czasem współrzędne, czasem adres, czasem nr działki, a czasem tylko nr ewidencyjny nośnika, który znajdował się na nośniku)
2. urzędnicy musieli ustalić, który wydział (drogi, zieleń, mieszkaniówka czy majątek) zajmuje się daną działką, co zajmowało czas
3. i przede wszystkim, pisma się powielały. Co bardziej nieestetyczne reklamy były zgłaszane nawet kilkanaście razy

Lecz najgorsze były pytania dziennikarzy, rady miasta i również samych mieszkańców:

a ile zgłoszeń obsłużyliście w maju, a ile reklam zostało usuniętych, a ile kar nałożyliście, a ile… mnóstwo tego było…

Pracownicy zaangażowani w proces mieli do dyspozycji:

1. świetny miejski SIP, dzięki któremu mogli wyszukiwać działki, ustalać własność terenów, itp itd. To był dobry fundament
2. System obiegu dokumentów, który jednak słabo był z SIP zgrany. Trudno było wyszukać pismo po np numerze działki, bądź znaleźć pisma dotyczące działek leżących w najbliższej okolicy…

Po kilku miesiącach wyszło, że:

1. większość czasu urzędnicy spędzali na odpowiadaniu na pisma dotyczące tych samych spraw
2. Mnóstwo czasu było „przepalane” na wyszukiwanie historii korespondencji

Dość szybko entuzjazm przeszedł, a zostało nużące pisanie, pisanie, pisanie… I to właśnie był głowny problem Sebastiana. Wrażenie, że więcej odpisuje na ciągle te same pima, niż realnie załatwia problemów.

Co zrobić? Jak żyć? Co zrobił Fabian?

Fabian nie lubił czekać z rozwiązywaniem problemów, które nie wydawały mu się aż tak skomplikowane. Fabian poprosił w GIS Support o udostępnienie nowej instancji GIS.Box. Jako stały i dobry klient dostał ją bez problemów 🙂

Fabian stworzył jedną warstwę wektorową: Inwentaryzacja Nośników, która zawierała następujące atrybuty:

1. ID – musi być
2. Typ nośnika [słownik typów określonych w uchwale]
3. Status nośnika [Nowy, W Trakcie Ustalania, Usunięty, Inny]
4. Link do StreetView (w celu szybkiego podglądu sytuacyjnego)
5. Link do sprawy w systemie do obiegu dokumentów.

Do tego kilka WMS:

1. Działki ewidencyjne z SIP
2. Strukturę własności z SIP
3. Nową ortofotomapę z SIP

Wgrał też kilka warstw wektorowych, przede wszystkim budynki

Wyszedł z tego całkiem fajny projekt. Dzięki temu Sebastian mógł pracować spokojniej. Co robił Sebastian?

W momencie jak przyszło do niego pismo,

1. za pomocą wyszukiwarki działek lub adresów lokalizował się w odpowiednim miejscu,
2. włączał ortofotomapę i
3. na jej podstawie nanosił punkt w miejscu występowania nośnika,
4. dzięki danym z SIP, mógł dość szybko określić jaki wydział ma zająć się sprawą.
5. dodawał numer sprawy i
6. przekazywał ją dalej lub klasycznie odpowiadał na pisma i ustalał stan faktyczny

Fajnie, ale niewiele to przyspieszyło sprawy w urzędzie. Dlaczego? Bo Sebastian był sam, reszta osób zaangażowanych w proces nadal pracowała klasycznie. Powoli tworzyła się inwentaryzacja nośników, do której jednak miał dostęp tylko Sebastian.

Podczas jednego ze spotkań, które zostało zorganizowane przez wiceprezydenta (celem spotkania było wypracowanie rozwiązań szybszej obsługi spraw dot. nośników. Temat stał się gorący w mieście), Sebastian pokazał reszcie rozwiązanie, na którym pracował. Basia, która pracowała z zarządzie dróg bardzo się zainteresowała. Okazało się, że ona wymyśliła coś podobnego, ale pracowała u siebie, lokalnie na QGIS. Zastanawiali się, czy jest możliwość połączenia ich wysiłków. Nie znali aż tak dobrze GIS.Box, Sebastian pracował nadal na wersji demo, więc postanowili odezwać się do producenta oprogramowania. Napisali e-mail z opisem zagadnienia.

Rozwiązanie problemu

Okazało się, że GIS.Box własnie po to jest stworzony. Urząd, poprzez jednostkę wspierającą IT, zakupił licencję GIS.Box. Podstawą do dalszego działania, były dane zebrane przez Sebastiana.

1. Każda osoba odpowiedzialna za nośniki w zieleni, drogach i innych wydziałach dostała swoje indywidualne konto w GIS.Box
2. Ustalono następujące procedury
   1. Instytucja, do której trafi pismo, weryfikuje zasadność i jeżeli nośnik faktycznie jest, nanosi go do bazy
   2. Jeśli ten nośnik już w bazie jest, to każdy od razu miał dostęp do pełnej korespondencji w tym zakresie i mógł odpowiedzieć szybko na jakim stadium jest sprawa.
   3. W przypadku jeśli był to nowy nośnik, to określana jest osoba odpowiedzialna (poprzez zmianę atrybutu)
   4. Za pomocą wbudowanych narzędzi GIS.Box (np. bufor) każdy, mogli sprawdzić zgodność nośnika z uchwałą (odległości od drzew, budynków, zabytków)

Powyższe Znacznie poprawiło komfort pracy i obsługę mieszkańców, jednak nie rozwiązało głównego problemu: liczby napływający pism.

A może Mapa Publiczna?

Podczas kolejnego spotkania, Fabian zasugerował rzecz kontrowersją:

• skoro problemem jest liczba pism, to może opublikujcie publiczną, interaktywną mapę z prowadzonymi sprawami i ją rozpropagujcie. Wtedy każdy mieszkaniec zanim napisze, będzie miał szansę sprawdzić czy i kiedy sprawa została zgłoszona i na jakim jest statusie. Dwa razy zastanowi się czy warto pisać, skoro na mapie znajdzie, że nośnik był sprawdzony 3 miesiące temu i jest legalny. A już na pewno nie napisze jak znajdzie informację, że sprawa z nośnikiem utknęła w sądzie.

Sebastian przedstawił pomysł w urzędzie… Kąciki ust kierownika wygięły się w nieznaczny uśmiech, ale zaraz potem spoważniały: nieee, to nie przejdzie, choć może? 🙂

 

W każdym razie praca stała się znacznie efektywniejsza.