Dlaczego planowanie wdrożenia GIS jest konieczne? Studium przypadku na przykładzie przedsiębiorstwa wodno-kanalizacyjnego.

Wdrożenie GIS w przedsiębiorstwie wodno-kanalizacyjnym jest zmianą na poziomie strategicznym: dotyka wszystkich działów przedsiębiorstwa, wymaga integracji z większością funkcjonujących systemów IT, a jego efekty wpływają na codzienną pracę każdego pracownika. Wdrożenie GIS obejmuje migrację danych, zmiany procedur dostępu do danych, podejmowania decyzji i wiele innych i nie można go rozpatrywać jako jednostkowy zakup oprogramowania, instalację i szkolenie z obsługi. Takie wdrożenie będzie nieudane: wszyscy będą się GIS bać, a więc nie będą go wykorzystywać. Zaufanie do danych generowanych przez GIS będzie znikome. Pracownicy szybko wrócą do schematów wykorzystywanych wcześniej.

Poprawne wdrożenie GIS należy dobrze zaplanować. Jest to proces długi, nieskomplikowany, ale wymagający dla przedsiębiorstwa. Trudno go przeprowadzić samodzielnie. Warto wynająć doświadczonego konsultanta, który pomoże w procesie planowania. Nie zaplanuje, ale właśnie pomoże w zaplanowaniu.

Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za wdrożenie GIS w przedsiębiorstwie wodno-kanalizacyjnym lub Twoje przedsiębiorstwo myśli o GIS – zapraszam do lektury. Wdrożenie GIS bez planu to jak próba ugotowania dania, które jedliśmy w świetnej restauracji, ale bez przepisu i bez listy potrzebnych produktów. Udać się uda, ale nikt tego nie będzie chciał jeść.

Punkt pierwszy: Po co Wam ten GIS?
Określenie celu strategicznego

Na początku trzeba sobie odpowiedzieć na to trudne i ważne pytanie. Motywacje mogą być najróżniejsze. Co to może być?

  • obniżenie kosztów funkcjonowania ekip terenowych
  • zmniejszenie czasu usuwania awarii
  • świadome planowanie rozwoju
  • poprawienie komunikacji i obiegu informacji w przedsiębiorstwie
  • ambicja zarządu lub niektórych pracowników
  • umożliwienie modelowania matematycznego sieci
  • usprawnienie specyficznych działalności wodociągów
  • podniesienie poziomu informatyzacji.

W każdym przedsiębiorstwie wygląda to inaczej, Jeżeli trudno Ci określić jaki konkretnie jest cel Twojego działania to już tutaj powinna Ci się zapalić czerwona lampka. Poprawne określenie celu strategicznego pomoże również w zapewnieniu finansowania oraz wsparciu zarządu we wdrożeniu.

Punkt drugi: Co konkretnie potrzebuję, żeby osiągnąć ten cel?
Określenie produktów informacyjnych

Skoro wiemy co chcemy osiągnąć, to teraz musimy się zastanowić jak tego dokonać. Czego potrzebują pracownicy Twojej firmy, aby osiągnąć zakładany cel? I znów: ta lista może być bardzo różnorodna. Jak stworzyć tę listę? poprzez wywiady z pracownikami. I tu pojawia się duży problem: jak dowiedzieć się od kolegów i koleżanek czego mogą oczekiwać od GIS, skoro za bardzo nie wiedzą co to jest? W tym momencie warto zrobić seminarium technologiczne, czyli szkolenie, podczas którego wszyscy poznają podstawy GIS, zobaczą ciekawe przykłady zastosowania, dowiedzą się jakie dane są w firmie, a jakie dane można pozyskać z zewnątrz. Po takim spotkaniu z pewnością pojawi się burza mózgów, podczas której zrodzą się świetne pomysły. Okaże się, że potrzebna jest:

  • publicznie dostępna mapa sieci na stronie www dla klientów, żeby mogli sami zobaczyć w którym miejscu przebiega sieć, odciążając BOK.
  • Mapa wodomierzy, które muszą być wymienione w przyszłym roku na potrzeby planowania zakupów.
  • Aplikacja mobilna dla ekip terenowych do łatwego wyszukiwania zasuw do zamknięcia w przypadku awarii
  • zestawienie rodzajów przewodów, które uległy uszkodzeniu w tym roku
  • narzędzie do generowania raportu do GUS
  • itd itp

Lista może być długa, a pomysły niesamowite, ale to dobrze. GIS ma rozwiązywać realne potrzeby, a nie “posiadać funkcjonalności”. Ta lista jest też bardzo potrzebna wykonawcy do zrozumienia istoty wdrożenia GIS w Twoim przedsiębiorstwie oraz przydaje się do określenia scenariuszy testowych.

Punkt trzeci: Określenie zakresu systemu
Czyli jak zrobić, żeby uzyskać te produkty informacyjne.

To jest najciekawsze zadanie. Trzeba odnieść potrzeby do realnych uwarunkowań, jakie są w przedsiębiorstwie. Tu będzie trzeba odpowiedzieć na wiele pytań.

  • Jakie mamy dane o naszej sieci? W jakim one są stanie?
  • Jak aktualizujemy dane o naszej sieci?
  • Czy mamy archiwum danych o awariach.
  • Jak wygląda procedura dodania nowego przyłącza? A nowego wodomierza?
  • W jaki sposób możemy zintegrować się ze SCADA?
  • Jakie mamy możliwości połączenia się z ZSI? Jakie dane faktycznie potrzebujemy?

Po rzetelnym poszukiwaniu odpowiedzi na te pytania pozostaniemy z dokumentem, w którym określone zostaną dane niezbędne do migracji lub pozyskania oraz procedury ich aktualizacji. Efektem ubocznym będzie “”wyprostowanie” niektórych procedur obecnie istniejących.

Punkt czwarty. Technikalia
Gdzie my to wszystko zainstalujemy? W jaki sposób zintegrujemy się ze SCADA?

To bardzo techniczny etap, gdzie okaże się czy w przedsiębiorstwie jest odpowiedni serwer, czy osoby, które potrzebują GIS w terenie, mają odpowiednie narzędzia, żeby z tego korzystać itd. Oprócz tego zobaczymy jakie są polityki bezpieczeństwa, kopii zapasowych oraz jakie są możliwości integracji z istniejącymi systemami IT. Może się okazać, że SCADA archiwizuje dane w plikach txt na serwerze, do którego nie ma dostępu z zewnątrz. Lub okaże się, że z jakiegoś Systemu danych nie można eksportować.
Te dane są na wagę złota podczas samego wdrożenia.

Punkt piąty. Wymagania funkcjonalne co do oprogramowania.
Skoro wiemy co chcemy osiągnąć, to opiszmy wymagania które ma spełniać dostarczone oprogramowanie.

To jest bardzo istotny moment. Większość przedsiębiorstw wod-kan (ale inne firmy również) zaczyna od tego momentu. Historia jest taka, że po prezentacjach potencjalnych wykonawców, opisuje się to co się widziało:

  • że aplikacja ma być w pełni przeglądarkowa,
  • że ma mieć możliwość generowania dowolnych raportów,
  • że ma się integrować ze SCADA, ZSI itp,
  • i moje ulubione: że aplikacja mobilna ma działać on-line i offline.

Takie opisy mają po 30-40 stron i stanowią załącznik do SIWZ. To na ich podstawie wykonawca musi się domyślić, co tak naprawdę zamawiający chce osiągnąć. Praktyka jest taka, że te opisy są często kopiowane z innych zamówień, stąd znajdują się tam wewnętrzne sprzeczności, niedopowiedzenia, zapisy kompletnie niepotrzebne, bądź niezrozumiałe. Takie wdrożenia są trudne i często skutkują dostarczeniem systemu, który spełnia wymagania, ale nie spełnia celu i potrzeb użytkownika.

Po solidnym przerobieniu punktów 1-4, będziemy w stanie jasno opisać jakie wymagania funkcjonalne ma mieć system.

Punkt szósty: Koncepcja wdrożenia
Czyli plan, harmonogram, metodyka wdrożenia, plan dostarczania dokumentów, szkolenia i jeszcze więcej szkoleń.

Skoro wiemy, co potrzebujemy, wiemy jak to ma wyglądać, to opracujemy koncepcję wdrożenia. Sama koncepcja będzie się bardzo różniła między przedsiębiorstwami, ale pewne elementy są wspólne: przede wszystkim harmonogram, czyli co po kolei robimy. Problem z harmonogramem jest taki, że bardzo trudno go utrzymać. Dlaczego? Bo zawsze znajdą się nieprzewidziane problemy, jednak im lepiej zaplanowany proces, tym tych niespodzianek jest mniej. Jakie to mogą być niespodzianki?

  • serwer na którym ma działać system jest zbyt stary, albo nie ma na nim miejsca
  • system SCADA ma być zintegrowany z GIS, ale nie mamy do niego dostępu
  • dane okazują się fatalnej jakości i trzeba znacznie więcej czasu na ich obróbkę
  • Zamawiający wymaga raportowania, na które wykonawca nie przewidział czasu i ludzi.
  • zamawiający nie ma czasu na odbiory dostarczonych funkcjonalności
  • zamawiający boi się odbierać elementy systemu, bo się na tym nie zna
  • wykonawca dostarcza inne dane, niż spodziewał się zamawiający, ale nie opisał tego w SIWZ.
  • kluczowa analiza była tak słabo opisana, że wykonawca ją zrozumiał zupełnie inaczej niż zamawiający…

Tego typu problemy mogą się zdarzyć również w rewelacyjnie zaplanowanym procesie, ale ryzyko ich wystąpienia jest nieporównywalnie mniejsze.

Bardzo istotne są szkolenia. Po projekcie wykonawca odejdzie do innych zadań, zewnętrzny konsultant zniknie a przedsiębiorstwo zostaje z GIS “sam na sam”. Jeżeli nie będzie przećwiczonych procedur działania. pewności co do obsługi systemu, to zacznie on obumierać. To bardzo duże ryzyko.

Punkt siódmy. Zamówienie!
Czyli SIWZ, dokumentacja itp.

Tak jak w przypadku budowy domu. Jeśli wiemy co chcemy, mamy projekt budowlany, to możemy brać się za szukanie ekipy budowlanej. Plan wdrożenia jest podstawą do wyceny przez potencjalnych wykonawców. Generalna zasada jest taka, że im plan lepszy, tym ryzyka, a zatem cena – mniejsze. Osoby odpowiedzialne za zamówienia publiczne u wykonawców czytali już dziesiątki SIWZ, OPZ, SOPZ – zwał jak zwał. Już po kilku stronach widać czy ktoś wie czego chce czy nie. To się dzieje automatycznie, że jeżeli coś jest słabo opisane to cena rośnie, bo wykonawca dolicza czas na “nieprzewidziane problemy”.

Punkt ósmy: Faktycznie wdrożenie
Praca z wykonawcą wedle ustalonego planu.

Jeśli mamy wykonawcę, to można brać się do kolejnego etapu prac. Metod prowadzenia tego typu projektów jest sporo. Sprawność zależy oczywiście od doświadczenia ekipy wdrożeniowej zarówno ze strony wykonawcy, jak i zamawiającego – jednak to temat na odrębny artykuł.

To nie koniec!
Punkt dziewiąty: monitoring wdrożenia. Audyty procedur.

Trzeba być świadomym, że podpisanie protokołu odbioru to nie koniec projektu. To jest moment odbioru kluczyków od samochodu lub mieszkania. Po kilku tygodniach może okazać się, że silnik dziwnie piszczy, albo w kilku gniazdkach nie ma prądu. Dodatkowo mogą zmienić się przepisy, lub system, który zintegrowaliśmy został podniesiony do nowej wersji i przestał działać. Tak jak auto trzeba przeglądać i obserwować, tak samo dzieje się z systemami IT, ale to też temat na odrębny artykuł.

Tagi:

Brak komentarzy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

GIS SUPPORT sp. z o.o.


SZKOLIMY

z QGIS oraz innego otwartego oprogramowania GIS.

zobacz ofertę szkoleń


WSPIERAMY

świadczymy komercyjne wsparcie dla oprogramowania open source GIS w Polsce. Wdrażamy i pomagamy w migracji na otwarte oprogramowanie


PROGRAMUJEMY

mamy bardzo duże doświadczenie w tworzeniu aplikacji GIS oraz geoportali w oparciu o komponenty open source GIS

dowiedz się więcej