PRZED MIGRACJĄ
Warsztat: Mapa procesów GIS
Jeden dzień z Twoim zespołem. Rozkładamy na części procesy, w których pracujecie z danymi przestrzennymi: skąd dane przychodzą, kto je obrabia, kto czeka na wynik. Wychodzicie z mapą tego, co da się zautomatyzować, jakim narzędziem i które obecne rozwiązanie zostaje, bo działa dobrze.
Dla kogo są te warsztaty?
Wiecie, że można lepiej. Nie wiecie, od czego zacząć i jakie są ryzyka.
Często to widzimy: specjalista GIS spędza pół tygodnia na eksportach, wydrukach i odpowiadaniu na te same pytania. Dane trafiają do działu mailem, w Excelu, na pendrivie. Inne działy czekają na mapę, którą mogłyby zobaczyć same.
Czujecie, że dałoby się działać lepiej, ale obawiacie się zmiany, bo to Wy będziecie ją przeprowadzać: przekonywać zespół, tłumaczyć się przed przełożonym, reagować, gdy coś przestanie działać. Obecny sposób pracy ma wady, ale jest znany.
Ten warsztat nie ma Was przekonać do zmiany. Ma pokazać, gdzie dokładnie tracicie czas i pieniądze, i co da się z tym zrobić – tak, żeby decyzja, w którąkolwiek stronę, była świadoma.
Dla kogo?
Kiedy ten warsztat ma sens
Prowadzimy go dla organizacji, w których pojawiła się przynajmniej jedna z tych sytuacji:
zbliża się odnowienie umowy licencyjnej i pojawiło się pytanie, czy można zoptymalizować koszty;
macie wrażenie, że zespół robi dużo ręcznej, powtarzalnej pracy;
dane przestrzenne są potrzebne większej liczbie osób, niż mają do nich dostęp;
decyzja o zmianie zapadła, ale nikt nie wie, od czego zacząć i co może pójść nie tak;
Czego ten warsztat nie robi
Nie jest szkoleniem z obsługi żadnego oprogramowania. Jeśli zespół dopiero zaczyna, najpierw potrzebujecie szkolenia,
Nie jest też wdrożeniem. Wychodzicie z planem, macierzą decyzji i rejestrem ryzyk, a nie z postawionym środowiskiem IT.
Dlaczego zaczynamy od procesów?
Nowe oprogramowanie w starym procesie to wciąż stary proces
Większość rozmów o zmianie GIS zaczyna się od pytania „na co przejść”. To zła kolejność. Jeśli dane wciąż przychodzą mailem, każdy raport składa się ręcznie, a mapy dla innych działów powstają na życzenie – sama zmiana programu da Wam niższe faktury, ale nie więcej czasu.
Z naszego doświadczenia wymiana oprogramowania to mniej niż połowa efektu. Reszta leży w tym, jak dane przepływają przez dział: kto je wprowadza, gdzie są przechowywane, ile ręcznych kroków dzieli je od osoby, która ich potrzebuje.
Dlatego na warsztacie najpierw rozkładamy procesy, a dopiero potem dobieramy narzędzia. Często okazuje się, że największa oszczędność nie wymaga żadnej wymiany: wystarczy jedna wspólna baza zamiast pięciu plików albo jeden zautomatyzowany raport zamiast cotygodniowej ręcznej roboty.
Ile kosztuje zmiana?
Mówimy też o kosztach zmiany
Nie każdy proces wymaga zmiany i nie każde obecne narzędzie jest złe. Czasem to wyspecjalizowany moduł branżowy bez odpowiednika. Czasem integracja, od której zależy reszta organizacji. Czasem jedna osoba, która od lat pracuje w swoim programie szybciej, niż pracowałaby w jakimkolwiek innym.
Takie miejsca zapisujemy wprost. Często najrozsądniejszym wynikiem jest model mieszany albo zmiana samego procesu bez zmiany oprogramowania.
Koszty zmiany też są realne: czas zespołu na naukę, okres przejściowy, przeniesienie, spadek wydajności w pierwszych tygodniach. Wyceniamy je razem z oszczędnościami.
Program
Jak wyglądają warsztaty
Pracujemy na Waszym wykazie funkcji i na próbce Waszych danych – nie na przykładowym projekcie z prezentacji.
1
Mapa procesów (ok. 2 godz.)
Rozrysowujemy z zespołem 3–5 najważniejszych procesów, w których pracujecie z danymi przestrzennymi. Skąd dane przychodzą, kto je wprowadza i obrabia, do kogo i w jakiej formie trafia wynik. Bez upiększania – tak, jak jest dziś, z obejściami i ręcznymi krokami.
2
Gdzie tracicie czas i pieniądze (ok 1,5 godz.)
Na mapie zaznaczamy wąskie gardła: powtarzalną ręczną pracę, kopiowanie danych, czekanie na specjalistę, kilka wersji tej samej informacji. Każde dostaje szacunek: ile godzin w miesiącu i kto je traci.
3
Narzędzia: co zostaje, co się zmienia (ok. 1,5 godz.)
Dopiero teraz oprogramowanie. Dla każdego wąskiego gardła sprawdzamy, czy rozwiązuje je zmiana procesu, automatyzacja w obecnym narzędziu, czy inne narzędzie. Przechodzimy przez funkcje, których faktycznie używacie, i oceniamy je.
4
Bilans i plan (ok. 1,5 godz.)
Zestawiamy zyski i koszty. Jeśli bilans mówi „tak” – plan etapowy z punktami kontrolnymi i wariantem wycofania, zaczynający od zmian, które dają najwięcej najmniejszym kosztem. Jeśli mówi „nie teraz” – zapis, co musiałoby się zmienić. W obu przypadkach: kto za co odpowiada.
Rezultaty
Z czym wychodzicie
Cztery dokumenty wypracowane na sali. Po warsztacie dostajecie je w wersji uporządkowanej.
1
Mapa procesów z zaznaczonymi stratami
jak dziś przepływają dane i gdzie zespołowi uciekają godziny.
2
Bilans zmiany
jedna strona: co się poprawi, ile to kosztuje, co zostaje bez zmian i dlaczego. Do pokazania przełożonemu.
3
Ocena narzędzi
przy każdym wąskim gardle: zmiana procesu, automatyzacja czy inne narzędzie. Do rozmowy z IT i działem zakupów.
4
Plan etapowy z rejestrem ryzyk
od najszybszych zysków, z punktami kontrolnymi, wariantem wycofania i osobami odpowiedzialnymi.
Skład grupy
Kto powinien być na sali
Skład grupy decyduje o wartości warsztatu bardziej niż program. Optymalnie 5-12 osób.
Osoba lub zespół korzystający z GIS
Bez nich nie zrobimy mapy procesów.
Ktoś z IT
Polityki bezpieczeństwa, instalacje, serwery, uprawnienia. Wystarczy na godzinę.
Kierownik z decyzyjnością budżetową
Inaczej tworzymy plan, który może trafić na półkę. Maks. 2h.
Osoba sceptyczna wobec zmiany
Bardzo ważne. Jej uwagi i będą nieocenione.
FAQ
Najczęstsze pytania
Czym to się różni od zwykłej migracji oprogramowania?
Migracja zaczyna się od pytania „na co przejść”. My zaczynamy od pytania „co Wasz dział robi i gdzie traci czas”. Zmiana programu może być jednym z wyników, ale nie musi.
Czy jeden dzień naprawdę wystarczy?
Dla małego działu – tak, jeśli przed warsztatem dostaniemy ankietę. Gdy skala okaże się większa, powiemy to wprost i zaproponujemy dodatkowy dzień tylko dla tej części, która go wymaga.
A jeśli wyjdzie, że nie warto niczego zmieniać?
To pełnoprawny wynik. Wychodzicie z uzasadnieniem dla przełożonego i z listą warunków, przy których warto do tematu wrócić. Rzadko jednak zdarza się, żeby nie było żadnego procesu do usprawnienia.
Z jakim oprogramowaniem pracują działy, z którymi współpracujecie?
Najczęściej z ArcGIS, QGIS, MapInfo, GeoMedią i rozwiązaniami opartymi na CAD, a często z mieszanką kilku z nich i Excela. Punktem wyjścia jest zawsze proces, nie nazwa programu.
Czy to nie jest sposób na sprzedanie nam wdrożenia?
Dokumenty są napisane tak, żebyście mogli je zrealizować sami albo z dowolnym wykonawcą. Przy każdym punkcie wymieniamy dostępne opcje, także spoza naszej oferty. Jeśli zdecydujecie się na naszą pomoc, będzie to osobna rozmowa i osobna umowa.
Czy pomagacie po warsztacie?
Możemy, ale nie jest to warunek. Część organizacji realizuje plan własnymi siłami i o to nam chodzi – dokumenty mają być wykonalne bez nas.
Czas trwania
6-7 godz.
Grupa
5-12 osób
Forma
u Was w siedzibie
Kto prowadzi
Michał Drożdż
analityk GIS
Posiadam kilkunastoletnie doświadczenie we wdrażaniu GIS, tworzeniu oprogramowania GIS oraz w szkoleniach.
Na co dzień analizuję procesy w celu ich optymallizacji.